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民营企业内部控制的架构与实施

时间:2022-10-04 09:29来源: 作者: 点击:
民营企业内部控制的架构与实施
【摘要】兴起于20世纪80年代的民营企业已经成为我国经济建设中的一支重要力量。但由于民营企业内部控制薄弱所引发的一系列问题,严重阻碍了其进一步发展;虽然有关企业内部控制的研究和实践日趋活跃,但现有的有关研究角度各不一致,且更多地注重具体控制内容和控制方法的研究,缺乏对企业内部控制的总体把握。本文试图通过整合内部控制的各有关要素,建立民营企业内部控制的架构,试提出合理的实施方案,为企业实施提供一些参考。
  【关键词】民营企业内部控制架构实施
  我国民营企业经过十几年的发展,其规模逐渐分化,少数成长为大型企业,而为数众多的仍然是中小企业。在民营企业迅猛发展的背后,因为体制的、传统的等各方面的原因,民营企业也暴露出自身一些先天的不足,在其曲折的发展进程中民营企业也经历了从辉煌到噩梦的轮回,其失败的原因是多方面的、但也存在共同之处,即缺乏有效的内部控制机制。有鉴于此,本文对民营企业的内部控制进行分析。
  一、内部控制的基本理论
  关于内部控制目前有两种主流观点,一种是内部控制结构论,另外一种是内部控制的整体框架论。在内部控制结构论中,内部控制被看作是由控制环境、会计系统和控制程序三方面组成。控制环境反映董事会、管理者、业主和其他人员对控制的态度、认识和行为。而会计系统规定了各项经济业务的确定、分析、归类、登记和编报方法。控制程序则说明了管理当局所制定的方针和程序。而内部控制的整体框架论则对上述观点作了扩展,认为内部控制是由以下几方面的要素组成。
  (一)控制环境。它是构成一个单位的氛围,影响单位内部人员控制其他成分的基础。它包括员工的诚实和职业道德、员工的胜任能力、董事会及监事会(审计委员会)的参与、组织机构、权利和责任的规定等。
  (二)风险评估。单位为取得其目的而确认的分析相关风险,以构成进行风险管理的基础。通常风险来自经营环境的变化、新员工聘用、采用新的信息系统、新技术的应用、企业改组、新会计方法的采用等。
  (三)控制活动。对所确认的风险采取必要措施,以保证单位目标实现的政策和程序。它包括业绩评价、信息处理控制、实物控制、职务分离等。
  (四)信息与沟通。与财务报告目标相关的信息系统方法和记录。它可以确认和记录所有有效的经济业务,以便适当归类、提供会计报表,在财务报告中揭示经济业务。
  (五)监控。评价内部控制实施质量的过程,即对内部控制设置、运行及改进活动的评价。它的内部监督包括自我评估和内部审计,外部监督主要指与外单位进行信息交流。
  内部控制框架理论是90年代美国COSO提出的对企业内部控制的最新定义,它完善了传统的理论要素,使内部控制的涵义不断延伸,丰富了内部控制的内容,更加科学而准确地描绘出内部控制的理想框架。以上提到的五大要素形成一个整合系统可动态反映改变的环境。以此为基础建立民营企业内部控制体系,能够使企业更好的应对当前不断变化的市场环境。
  二、民营企业内部控制的架构
  在构建民营企业内部控制体系时,应该采取政府宏观指导和企业自身逐步完善相结合的战略。政府有关部门应颁发企业内部控制框架的基本要求和一般标准,给企业的内部控制建设提供一个框架和参考,并就货币资金管理、采购与销售等企业基本业务的内部控制做出统一规定,作为企业指定内部控制措施的依据;中小企业以统一的企业内部控制标准为指导,根据自身的经营规模和业务特点构建内部控制框架,并制定出具体的控制程序和措施。而根据企业自身情况的不同,采取的步骤和做法也不相同:
  (一) 对于会计核算混乱、管理基础薄弱的企业,应当从基础层面做起,先抓最为薄弱的环节,从定岗定员、明确岗位职责、完善内部牵制制度入手,按照合法经营的要求,建立内部控制结构模式,做到财产管理制度健全、会计信息真实,在此基础上最终完成按效益性和合规性要求建立内部控制整体框架。构建内部控制结构制度模式,注意它的三个要素:控制环境、会计制度、控制程序。其关系如下图所示:
  
  (二)对于会计核算健全规范、管理基础较好的中小企业,其内部控制应定位于内部控制结构模式,最终完成向合规性和效益性双重注重的内部控制框架的过渡。内部控制结构模式具有承上启下的作用,应作为中小企业近期的内部控制模式定位,内部控制框架模式作为企业内部控制的高级发展方向。
  内部控制框架理论的五大要素:控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通、监督相互关联与配合,形成一个整合系统。这个系统可对改变的环境作出动态反映。如下图所示:
  
  三、内部控制制度的建立及其实施
  流程管理是内部控制的重要方式,实施流程管理制度实际上也是建立内部控制制度的过程,将业务按照流程来管理,为各种业务设置流转程序以及审批过程,将大大强化企业的内部控制力度。具体来说,应从以下几个方面着手:
  (一)、理清工作流程,建立岗位责任制。明确每个岗位工作人员的工作性质和内容,合理有效的岗位分工是实施内部控制制度的基础,对一些不相容的岗位必须实行岗位分离,相互制约、相互牵制、互相监督,预防风险。
  (二)、对于重点岗位实施重点监控。那些在业务流程中起重要作用的控制环节,如现金出纳、银行出纳等岗位应定期和突击进行盘点,而对应收账款明细账则需经常抽查。会计人员需经常轮岗,以便及时发现漏洞和管理缺陷。
  (三)、实行授权控制。授权是一种相互影响,它是对权力进行的一种创造性的分配,是对责任的分担。授权有助于人们充分发挥才智、鼓励成功;授权可以显示机构的精神;通过传授、领导、培训、服务、创造而使管理者最终获得必要的自由。授权主要包括:
  (四)、建立过程监督体系,开展事前、事中、事后监督。由于事中、事后监督不能及时发现和杜绝问题的产生,因此开展事前预审能有效地防患于未然,同时还需要有选择地对重点岗位进行补偿性控制,以保证内部控制机制的高效性和可靠性。
  (五)、文件记录控制。对各个程序和岗位职责,要形成文字材料,保证有章可循,主要内容有:(1)建立岗位描述。对每个岗位都有相应的书面材料,包括工作内容、岗位职责、与上下道岗位的关系及岗位任职条件等。(2)业务操作手册。业务操作流程让相关人员知道自己在处理业务时的位置和前后作业环节。(3)建立授权审批权限文件。
  (六)、利用先进技术提高内部控制的有效性。如引进企业ERP,利用软件程序加强内部控制的实施,员工有意或无意的差错都会被电脑程序发现而无法通过。按照岗位分工设置操作权限,每个操作人员只能在自己的工作权限范围内进行工作,并用密码加以控制,密码必须定期更改,以防非法操作和越权操作。在计算机程序中对所有的操作都留有记录,以备查找历史记录。
  (七)、开展人性化管理,实施以德制人。法制和德制是相辅相成的,在强调按制度办事的时候,必须注意人的道德品质教育。提高职工职业道德水准和人生价值观,用先进分子的人格力量去感召人,提高每位员工执行内控制度的意识和自觉性。而领导干部对内部控制的自觉控制意识和行为是做好内控工作的根本。
  此外,还要处理好控点与控面之间的关系,根据民营企业自身的特点,找出需要解决的关键问题。只要各民营企业重视内部会计控制制度建设,按照有效的内部控制制度标准不断对其进行效益评价和修改,分析原因,总结经验,结合自身特点来开展工作,相信各民营企业将会建立健全适合自身发展的内部会计控制制度,推进企业的发展,为我国的经济建设做出巨大的贡献。
  参考文献: 
  [1]阎达五,杨有红.内部控制框架的构建[J].会计研究,2001(2):9-14.
  [2]李凤鸣,内部控制学[M].北京大学出版社,2002.
  [3]杨有红,企业内部控制框架[M],浙江人民出版社,2001.
  [4]朱恩荣.建立和完善内部控制的思考[J].会计研究,2001(1):24-31.
  [5]杨宗昌,杨淑娥.现行企业内部控制体系的评析与外部化改进[J].财会月刊,2003(1).



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