人事制度对人事档案管理的影响

发布时间：2022-10-04 09:27 热度：

　　人事档案管理和人事制度关系密切，为此本文针对人事制度改革对人事档案管理的影响展开了探讨，先总结了当前人事档案管理反映出来的基本问题，在分析新时期人事档案管理新特征的同时，解析人事制度改革对人事档案管理的影响。

　　关键词：人事档案;人事制度;制度改革

　　伴随着时代的发展，传统的人事制度已经远远不能满足当前社会发展的需要。为此，国家积极推进人事制度改革。与此同时，人事档案管理随之出现了新特征，产生了新影响。

　　一、传统人事档案管理存在的问题

　　(一)人事档案信息不全面

　　原有的人事档案过分关注个人的政治行为、组织鉴定、社会关系等内容，但是对于个人的能力、特长以及取得的业绩等缺乏体现，难以全面展现个人情况。[1]很多有效的信息无法被用人方知道，不能满足有关单位对相关人才的需求，因而人事档案使用效率不高。

　　(二)人事制度和法律存在冲突

　　原有的人事档案制度规定存在违背公民知情权的情况。例如，任何个人不得查阅自己或者直系亲属的档案，这与宪法中所规定的公民享有知情权的权利相悖。因此，当下有必要建立健全相关的人事制度。同时，人事制度和法律存在冲突，不利于人事档案管理工作的高效开展。相关管理者必须从思想意识层面高度重视两者之间存在的冲突，详细研究原有的人事档案制度中与维护公民合法权益相冲突的地方，不断完善法律法规，促使法律成为完善人事档案管理制度的坚定推进者。

　　(三)人事档案管理人员素质不高，服务意识不强

　　随着信息技术的发展，人事档案管理也在逐步实现信息化。这进一步提升了人事档案管理的质量和效率，减轻了档案管理人员的工作压力。但是，各个地区或部门的人事档案管理条件差异大、发展不平衡，缺乏统一的管理标准，加之对人事档案管理者缺乏具体的规定，人事管理者专业技能水平也不过硬。面对繁杂的人事档案工作，很多档案管理人员容易产生倦怠情绪，服务意识不强，认为档案管理工作就是简单地保管人事档案资料，缺乏工作热情和钻研精神。[2]

　　二、新时期人事档案管理呈现的新特征

　　新时期，人事档案管理呈现出新特征。员工可以实现无档入职，对档案的依赖感越来越低。人事档案对下岗人员的继续就业影响也不大。相比计划经济时代，当前人事档案的存在感在逐步弱化。市场经济发展速度越来越快，无论是对人才的数量还是质量要求都发生了较大的变化。新的用人机制业已形成，用人单位更强调员工的综合素养。用人单位和员工以合同的形式建立了契约关系，有利于社会人才的良性流动，建立更加公平和自由的就业环境。[3]

　　三、人事制度改革对人事档案管理的影响

　　(一)减少了传统人事档案管理对员工的束缚

　　人事制度改革对人事档案管理带来了较大的影响，打破了传统人事档案管理对员工的束缚。在激烈的市场竞争下，人才配置工作越来越完善，越来越合理。以合同形式建立契约关系，打破了传统的社会身份阶级的固有观念，避免了传统的终身聘任制用人机制的弊端，既能让员工有更多的自由选择权，更好地实现自我价值，也能充分挖掘人才优势，优化人力资源配置。

　　(二)打破了以往的身份规定

　　原有的人事档案管理工作相当细致，会规定好每个人的身份，并且结合人员的身份给出不同的待遇。这样的分类形式，难免过于片面武断，根本不能将人才的潜力充分发挥出来。但是，随着人事制度的改革，原有的机制体制被打破，强调因人制宜，坚持尊重人才，促进了人事档案管理的科学性和公平性，有利于充分发挥人才优势。

　　(三)有利于进一步完善档案中的个人信息

　　结合时代发展的需要，用人单位应该及时收集和整理个人的信息，防止信息内容失真、重复。人事档案记录一定要尽可能的真实、详细、精确，将一个人的真实状况详细全面地反映出来，这样的档案资料才具有利用价值。此外还要明确的是，无论是合同制，还是聘用制，单位和个人之间的聘用关系是绝对平等的。而体现双方聘用关系的有效凭据就是聘用合同以及双方签订的各种协议，这些资料也是甲乙双方履行责任和义务的主要法律依据，所以无论是签订的劳动合同、工作协议还是聘用书等文件材料都应该及时完善归档，作为员工人事档案的重要组成部分而存在。当然，考核情况、辞职情况、聘请情况、解聘情况等也需要及时存到人事档案中。在人事制度改革的背景下，人事档案中的个人信息再次得到完善，为发挥员工才能奠定良好基础。[4]

　　(四)推动专业化管理机构的建设

　　时代发展迅猛，社会人员流动速度加快，传统的人事档案管理与档案管理的需求出现脱节。因此，要建设专业化的人事档案管理机构，做好相应的监督工作，强化监督力度，保障人事档案管理者可以及时收档、归档，大大提升管理效率，有效解决人事档案管理中出现的一系列问题。另外，还可成立社会性的、中立性的、专门性的人事档案管理机构，该机构应严格遵守国家各项人事、劳动、档案管理的相关法律法规制度和政策，并接受监督。在人事档案归单位管理时，也应建立科学的规章制度，明确什么性质的单位具有管理员工人事档案的资格以及相应的管理职责;如若单位没有管理员工档案的资质，那么员工的档案应该交由谁来管理等都应有详细的规定。综上所述，原有的人事档案管理存在明显的不足，新时期的人事档案管理工作也出现了新特征。随着人事制度的进一步完善和优化，人事档案管理水平将会不断提升。人事档案管理意义重大，且涉及各行各业，因此需要多方共同努力，一步一个脚印，切实优化人事档案管理工作。

　　参考文献：

　　[1]文婉弟.人事制度改革对人事档案管理的影响研究[J].中国管理信息化，2015(14):194.

　　[2]陈柏茹.分析人事制度改革对人事档案管理的影响[J].办公室业务，2015(16):81-82.

　　[3]赵晖.人事制度改革对人事档案管理的影响分析[J].人力资源管理，2015(4):163.

　　[4]车景姝.浅议人事制度改革对人事档案管理的影响[J].工会博览，2011(10):351.

　　作者：张波 单位：长沙市人力资源公共服务中心