Access物资管理系统功能设计

发布时间：2022-10-04 09:27 热度：

　　利用Access数据库，结合VBA，实现了马岭公司物资管理系统视窗化。基于Access的物资管理系统开发成本低，开发实现难度小，大大提高了办公物资管理效率和利用率。依据Access数据库的优势，满足数据安全、界面简洁等需求，同时，各数据表建立约束关系，及时发现录入错误。新开发的物资管理系统易学习，系统使用人员培训后短时间内即可全面掌握。

　　关键词：Access;VBA;信息化管理

　　本系统办公物资主要涉及打印机、电脑、U盘、打印纸、办公桌椅、备用压力表和机械配件等，由乙方统一采购。由于公司刚刚组建，办公软件系统尚未招标采购，办公物资日常管理琐碎、繁杂，但日常办公统计数据要求准确、快速，及时生成物资报表，造成了很大人力消耗。因此，需加快构建物资管理系统，通过信息化管理，提高办公物资管理效率。

　　1需求分析

　　物资管理系统对公司加强物资设备管理至关重要。物资管理种类、数量多、出入库操作频繁，部分物资需提前采购，对物资管理要求较高[1]。传统手工管理工作量大，易出现人为失误。Excel数据表格管理的查询功能偏弱，针对性不强，效果不佳。另外，物资信息要用于管理决策的各个方面，一旦出现纰漏，将影响决策的准确、科学性。因此，有必要设计一个实用物资管理系统，加强物资管理信息的规范化管理，实现物资管理的快速查询、系统化、规范化和自动化。

　　1.1功能需求分析

　　本仓库管理系统主要针对日常库存信息管理，充分征集各管理人员、采购人员意见后，确认系统功能主要包括物资管理功能、仓库管理功能(入库操作及查询统计、出库操作及查询统计、库存查询统计)等，详细需求如下。第一，按种类管理多种物资信息;第二，系统能添加、管理多个仓库;第三，入库操作时，可以按物资种类、名称、入库时间等参数查询统计出入库的数量、金额等信息，如果物资数量小于出库数量，弹出提示信息，不允许执行出库操作;第四，按照一定方式查询库存物资信息，库存物资偏少时，提醒管理员提前采购;第五，打印一些关键报表，提高科学决策水平;第六，数据库安全性能满足公司需求。

　　1.2数据流图及属性图

　　系统通过设置宏命令，打开后自动显示登录界面，输入管理员名字和密码进入主界面，或通过注册模块自行注册，但需提供注册口令。密码核对无误后执行软件操作。具体数据流图如图1所示。实体用关系模型表示时，数据结构表现为一个二维表，一个关系即一个二维表，表中每一个元组和属性不可再分，元组次序无关紧要。物资信息属性如图2所示，出库表属性如图3所示。

　　2功能模块设计

　　第一，入库操作。将要入库的物资信息更改为仓库、物资、库存表和入库表。第二，出库操作。将要出库的物资信息更改为仓库、物资、库存表和出库表。第三，查询。根据管理员的需要查看相关信息，包括入库信息、出库信息、库存信息、物资信息、职工信息、仓库信息和供应商信息等。第四，打印。根据办公需要，打印提交查询信息、出入库信息等。

　　3系统运行培训

　　3.1数据描述

　　3.1.1静态数据静态数据指物资管理系统运行过程中，主要作为参考的数据，长时间内基本不发生变化，不随系统运行而改变，比如物资管理系统中的实体仓库、供应商及属性等。3.1.2动态数据动态数据指系统运行中将发生变化或经常发生变化的数据和运行中用户输入、输出的数据。本系统中的动态数据主要包括库存表、入库表、出库表等。

　　3.2数据字典

　　数据字典是关系数据模型中描述数据对象或者项目的集合，编制详细数据字典供系统使用人员参考，方便理解掌握系统，提高学习使用系统的速度。物资管理系统编制数据字典主要内容如下。第一，物资，唯一标识一个物资的信息集合，物资=物资号+物资名+供应商号+类别+每箱单价+每箱体积。第二，入库表，物资的入库信息，入库表=物资号+仓库号+入库时间+数量。第三，出库表，物资的出库信息，出库表=物资号+仓库号+出库时间+数量。第四，库存表，仓库存储物资的情况，库存表=仓库号+物资号+总数量。3.3演示操作将物资管理系统的入库操作、出库操作、库存查询等现场演示给系统使用人员，通过反复模仿练习，熟练操作系统，直至达到运用自如的程度。

　　4数据安全性

　　4.1设置数据库访问密码

　　打开数据库(.MDB)时设置的密码，是一种保护Access数据库数据安全的实效方法。数据库设置密码后，用户每次打开数据库都必须在对应的对话框输入正确密码才能打开数据库，然后弹出系统界面。

　　4.2设置VBA工程密码

　　编程人员可以利用VBA工程设置密码，保护Access应用程序代码。设置VBA保护密码后，用户打开VISUALBASIC编辑器窗口，输入正确密码后VBA代码才能查看或修改，不影响VBA代码的运行。

　　4.3用户级安全机制设置

　　用户级安全机制设置用户密码与权限，限制用户对Access数据库及对象的使用，同时，设置权限数据和对象访问级别。

　　5结语

　　(1)利用Access，结合VBA编程，实现物资信息管理系统，能满足日常办公需求，提高工作效率，为采购决策提供科学依据;(2)界面简洁，仓库管理人员能快速掌握程序使用方法;(3)程序开发成本低廉，不需要投入太多人力资源，代码易实现;(4)充分利用Access数据库的安全优势，安全性好，便于管理;(5)实现现场仓库管理规范化、自动化，减小仓库管理人员的工作强度，提高工作效率。

　　参考文献

　　[1]刘玉红,李园.Access2016数据库应用与开发[M].北京:清华大学出版社,2017:46.

　　作者：陈正威 于保宽 单位：中国电建集团贵阳勘测设计研究院有限公司 马岭水利枢纽开发有限公司