浅谈《高等学校档案管理办法》的现实意义

发布时间：2022-10-03 10:56 热度：

　　《高等学校档案管理办法》由教育部和国家档案局联合签署，以教育部第27号令的形式发布实施。《办法》内容共四十三条，分为总则、机构设置与人员配备、档案管理、档案的利用与公布、条件保障、奖励与处罚、附则七章。它对高校档案机构的设置与人员配备、管理职责、条件保障以及档案的利用与公布等作出了全面、明确的规定。“《办法》的发布实施，是科学指导新时期新阶段高校档案工作发展的重要法规性文献，对于加快推进我国现代大学管理制度建设，深化高校档案工作内涵建设，提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平，具有十分重要的现实意义。”大体而言，《办法》主要呈现出以下几个特点：

　　(一)以“与时俱进”思想为科学指导，突出了高校档案工作的内涵建设，彰显人文关怀为了顺应知识经济和电子信息技术迅速发展的新形势，落实以人为本的科学发展观，保证高校档案工作为高校改革与发展和社会建设提供高质量的服务，《办法》做出了如下规定：

　　首先，《办法》首次在高校档案管理工作中专门而独立的设立“学生类”类别。这充分体现出高校贯彻落实以人为本精神、极其重视民生，彰显出对学生浓厚的人文关怀。长期以来，学生类档案都是高校档案工作的基本内容之一，但是从前我们并没有在高校档案管理中专门为之设类，很大程度上造成学生档案管理上的滞后。本次专设“学生档案”作为高校档案的基本类别，将学生档案整体纳入高校档案工作范畴，并将其明确到档案管理办法之中。历史上还是第一次，突出了对学生类档案加强管理的必要性和重要性。

　　其次，《办法》特别强调进一步开展档案信息化建设，并要求高等学校要将高校档案工作所需经费列入学校预算，加大了投资力度。人类迈入21世纪，现代信息技术对高校档案工作产生了巨大的影响，要求高校将档案信息化建设与学校其他工作同步发展，将电子文件与纸质档案进行同步归档，对两类档案实行统一管理，既是信息时代对高校档案工工作发展的需求，也极大充分利用高校档案信息资源。同时高校加快数字档案馆(室)建设，为档案机构配置档案现代化、档案信息化所需的设备设施，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行也是《办法》提出的在信息化建设方面的要求。第三，还突出了档案工作的学术性，深化了开发档案信息资源的职责。《办法》对高校档案部门职责提出了更高的要求，从过去主要负责编辑档案参考资料的管理职责扩展到编研、出版档案史料，赋予高校档案机构公布档案和出具档案证明的专有权。同时作为高校素质教育的要求之一，提出了对非档案专业学生加强学习和了解档案知识的新要求，指出“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”，这为提高国民档案意识水平奠定了非常重要的基础。

　　最后，《办法》对档案工作人员和领导负责人的素质提出了更高要求，对档案工作人员的管理也结合工作特性，坚持以人为本。档案工作人员的素质要适应时代发展要求，在一定程度上决定了档案工作提供服务的能力和水平。《办法》规定档案工作人员不仅要具备档案专业业务知识，还要具备相应的科学文化知识以及现代化管理技能;而档案馆领导负责人要具有高级以上专业技术职务任职经历，热衷于发展档案事业，有较强的组织管理能力和具备开拓创新意识和精神。

　　(二)强调了高校档案资源建设的“大档案”理念，保证高校信息资源的全面和完整《办法》对档案种类和收集范围有了明确而全面的规定，一是单独设置“学生类”，《办法》将学生档案纳入归档范围，使归档范围9大类增加为11个大类。高校管理活动中形成以学生为主要内容的各种材料，学生档案必须受到高校档案部门和学校领导的重视，才能更好的为学校师生和教学及科研服务。二是由于计算机和现代传媒技术在高校管理领域的广泛运用，高校转变传统的档案收集方式，突破传统归档理论的限制，强调高校档案机构要重视和加强对于与学校有关的各种档案史料的征集，规定高等学校“归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式”，这对于实现高校档案信息资源的全面和完整，加大高校档案信息化建设的力度，具有战略性的意义。三是高校档案价值内涵由从前只重视对“学校”有保存价值，进一步延伸扩展到“对学生、学校和社会有保存价值”的更广泛的层面，充分顺应了高校档案工作服务社会的新职能，为学校和社会利用档案信息资源提供了便利，具有重要的现实意义。

　　(三)首次赋予高校档案服务社会的新职能，完善高校档案工作服务机制

　　1.档案利用主体扩大

　　长久以来，由于受到某些传统落后思想观念和档案规章制度的束缚和制约，部分档案利用主体因需要办理大量复杂繁琐的手续才能得以实现其正当的利用需求，严重控制了档案利用主体的范围，不符合档案服务社会的时代要求。然而，《办法》的颁布实施，扩大了档案利用的服务对象，规定凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。这充分体现了档案作为一种社会性资源和社会财富，要求高校档案部门优化档案管理模式，真正做到档案开放，将具有利用价值的档案材料供全体人民使用。

　　2.开放性与保密原则相结合

　　档案是保存备查的历史记录，如何权衡档案开放利用与保密保管二者之间的关系，历年来是档案工作开展的重点和难点。《办法》指出，高校档案机构应当按照国家有关规定及时公布档案，涉及国家秘密的、涉及专利或者技术秘密的、涉及个人隐私的以及档案形成单位规定限制利用的不对外公布。这一规定对高校档案的开放范围与保密重点做出了明确的指导，既要求高校及时做好档案开放工作，也保护了档案的实体和信息安全，同时对于加强国家知识产权保护工作也具有重要意义，使高校档案资料得到充分合理的利用，对于重点保护珍贵档案材料以及开发利用和保护科技档案资源具有重要意义。

　　3.公益性与有偿性相结合

　　高校档案工作部门是不以盈利为目的的公益性机构。档案信息是一种社会全民财富，为了充分发挥这一资源，创造更多的社会财富，《办法》提出高校档案机构应在为社会利用档案创造便利条件的同时，在用于个人或者商业目的的情况下，按照有关规定合理收取费用，让高校档案供商业使用。将档案工作引入市场机制，在促进档案文化产业的开发与利用同时也给高校档案工作注入了新鲜血液，激活高校档案工作的开展，突出档案利用社会公益性与商业性相结合的特点，既可为社会做出贡献，同时也为档案部门扩大经费收入来源渠道，减轻学校财政负担。