规划设计项目管理办公自动化的实现

发布时间：2022-10-05 10:08 热度：

　　摘要：本文以天津市城市规划设计研究院项目管理系统为例，通过研究新一代服务型业务基础平台和B/S(浏览器/服务器)多层体系结构, 探讨了协同办公自动化系统架构及相关技术。同时通过设计不同的功能模块，实现了面向对象的程序设计方法，以及以工作流为核心的协同管理系统。本文所设计的协同办公自动化系统已成功应用，该系统具有模块独立、界面友好、具有良好的可移植性、安全稳定等优点。其良好的应用效果实现了对规划设计的全方位管理。

　　关键词： 办公自动化 项目管理 服务型平台 多层体系 应用

　　1、引言

　　办公自动化(OA)是办公和管理自动化的简称。随着网络和多媒体技术的发展，近年来基于三层Browser/Server(B/s)结构的OA系统软件成为这一领域主要产品。OA系统同ERP、客户关系管理(CRM)等管理工具的融合，成为国外OA产品的主要发展方向。在技术上，Domino/Lotus、.NET、J2EE等已经成为OA产品的主要应用平台，使OA发展到了一个新的水平。

　　我国OA系统的发展大致经历了三个阶段。第三代办公自动化是以知识管理为核心的OA系统，在OA系统的架构技术方面，目前主要有基于数据库管理系统的开发平台、基于群件的开发平台、基于B/S结构和关系数据库结合的开发平台三类开发平台。

　　天津城市规划院经需求调查、调研、研讨，确定了办公自动化管理系统开发的主要思路，其特点概述如下：

　　(1)优化原有模式，整合管理平台，统一门户平台。

　　(2)在项目管理流程图上完成项目管理操作。

　　(3)加强系统可视性、界面友好性。

　　2、关键技术及内容

　　2.1系统开发与技术研究

　　天津市规划院OA系统主要采用ASP.net技术和SQL数据库技术、 B/S(浏览器/服务器)多层体系结构。

　　(1)ASP.net技术是ASP的后继版本，是一种建立在通用语言上的程序构架，提供许多比现在的Web开发模式强大的功能。

　　(2)SQL是结构化查询语言的缩写，具有功能丰富、使用方式灵活、语言简洁易懂等特点。SQL是所有关系数据库的公共语言，其丰富的操作命令可以完成各种复杂的数据库操作。

　　现阶段OA开发技术主要使用B/S结构系统，援用动态网页技术，加入办公自动化的开发理念，完全适应网络办公的需求。

　　2.2系统功能逻辑架构

　　平台为企业提供了一个基础支撑体系，使企业基础业务要素和资源的构建、修改、共享和管理得到统一，从而简化了企业信息系统的构建。实现了设计院各个业务管理之间的底层数据关联，根据设计院的业务岗位、职能范围组织业务功能模块，突破了以往管理系统单纯按照功能模块划分业务系统的局限，使得系统实用性大大加强。

　　提供统一的企业编码体系和管理模型维护工具，可按照不同行业、不同规模设计院的业务特点，在不需编程的情况下快速定制出实现符合本企业要求的业务功能模块。

　　3、系统总体设计

　　3.1系统设计原则

　　天津市规划院协同办公自动化系统的设计应根据本单位的工作需要和实际状况，充分利用现有计算机网络资源来发挥最大作用，既要考虑到近期投资能力和建设目标，又要考虑单位的进一步发展和系统扩展留有余地，所以开发本系统必须遵循设计原则。

　　(1)实用性原则。要求系统操作简单、方便，符合普通用户操作习惯。

　　(2)节约原则。采用代码重用，节约开发成本。

　　(3)安全稳定性原则。保证系统运行的稳定、可靠，符合国家安全标准和单位内部保密需要。

　　(4)开放性和扩展性原则。保证有很强的灵活性、信息共享性、流程可见性的支持，能够在可以预期的时间范围内可持续扩展。

　　(5)可维护性原则。系统维护容易，管理方便。

　　3.2系统结构及特点

　　(1)项目管理系统主要是针对规划院的计划管理和质量管理两部分来设计的。规划院自2000年开始全面实施了贯标体系，项目管理系统完全按照我院的ISO贯标体系，完成项目管理、合同评审、项目计划编制、项目成员任命、项目任务下达、设计流程质量控制、出图审查等设计项目全过程。整个设计都以填写ISO表单，表单结合业务流程来完成。(图1)

　　　　图1 系统架构图

　　整个的系统主要有以下的特点：

　　(1)能够很好贯彻ISO9001质量控制体系

　　贯彻ISO9001认证体系，是从传统的经验型管理向科学的规范化管理的转变，是新的管理理念与原有的思维定势的挑战，对企业来说是一种变革。

　　(2)达到管理部门管理目的

　　有助于计划技术部对历年的项目信息、合同信息、客户信息有一个详细地记载，便于信息的再利用。使院长、所长、管理部门对某一个项目的进度、完成情况随时可以了解，对某一业务流程可以发出催办、督办。

　　(3)系统的可扩展性

　　该程序从设计之初的思路就是把权限授予部门及角色，不对具体用户进行授权，避免因人员变动带来的流程、权限混乱。对部门的增减、人员的变动等都能够很快的更新。

　　3.3功能模块阐述

　　(1)企业信息门户(EIP)模块

　　为所有用户提供一个访问各管理系统的统一入口和获取各种办公信息的统一界面，用户日常业务处理、办公协作、管理需要进行的各项操作都可以在一个界面下完成。

　　模块特点：

　　a.实现“一次登录，到处运行”：用户仅需登陆一次，就可以根据系统的授权，办理各个业务应用系统的相关业务。

　　b. 支持多级门户：可按照企业的组织架构，灵活地为不同层次的部门和团队建立不同层次的信息门户，为其提供个性化的服务。

　　c.个性化管理：提供个性化界面定制工具，不同级别的使用者都可以根据个人业务需要或个人的爱好，定制界面的内容和布局。

　　(2)综合办公管理模块

　　系统以提高办公效率和办公过程的规范化为目标，迅速提升企业的管理和信息化应用水平，并降低投资成本。

　　模块特点：

　　a. 界面简洁、操作方便、容易上手，短期内有效提升企业的办公效率。

　　b. 满足设计院收文、发文、申请、呈报等各类公文的管理，提高公文流转效率，减轻相关人员递交和处理公文的工作量，保证公文的快速处理和督、催办。

　　c. 公文的办理过程完全实现无纸化，系统实现批阅留痕、生成红头、电子位图签名等功能。

　　(3)项目管理模块

　　提出了“项目管理引导图”式管理模式。

　　模块特点：

　　a. “一张图”引导式管理，所有的质量表单都隐藏在流程中，设计人在流程图启动不同的节点，就会生成相应表单，自动填写表单的基本信息。

　　b. 推动管理的有力工具，图式化的显示模式。

　　c.管理部门全方位参与到管理流程中。

　　d. 管理流程明确，及时性强等特点。

　　“项目管理引导图”式管理模式确立，将原有表单式的管理模式转变成“一张图式”管理模式，提高了管理效率。

　　4、系统实施

　　本系统经安装、调试、对使用人员的培训、收集各部门的反馈意见等步骤，修改完善后正式运行，主要分为准备阶段、开发阶段和实施阶段。

　　5、结论

　　天津市城市规划院项目管理系统的建设，运用了ASP.net和SQL数据库等技术实现日常管理过程的办公自动化系统。系统支持多种技术路线、多种应用方案、多种管理模式，灵活性更强，可以更好地适应企业技术和管理的发展变化。

　　项目管理系统主要包括企业门户、院领导管理平台、综合办公管理平台、生产经营管理平台、技术管理平台、人力资源管理平台、项目管理平台、即时消息等12个子系统。增加了可视化图表显示、统计分析、角色配置、人员负荷、项目分类流程管理等功能，使之成为管理的有力工具。本系统以规范管理标准，完善了我院项目管理分级管理的理念，提高了管理水平及工作效率。

　　总之，根据自己业务特点和工作流程，选择合适的实现方案，避免将传统的工作方式全部照搬到系统中。系统的开发也不只是信息中心及软件开发商的事情，而是所有使用部门共同智慧的结晶。需要各个部门领导及设计人员高度重视，共同管理维护系统的顺利运行，在实践中不断完善。

　　参考文献

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